Além de ser um registro de compra e venda, a NF também serve como registro de impostos e tributos recolhidos, além de ser utilizada em casos de troca de mercadorias, transferências, devoluções, simples remessa e operações interestaduais.
A transformação digital trouxe nos seu bojo a Nota Fiscal Eletrônica a partir de 2006. Sendo um documento digital que serve para formalizar a venda de produtos e serviços, registra transações em lojas físicas ou virtuais (comércio eletrônico).
A nota fiscal deve conter, obrigatoriamente, nome, o endereço e os números de inscrição, estadual e no CNPJ, do impressor do documento, a data e a quantidade da impressão, o número de ordem do primeiro e do último documento impresso, a série e subsérie, e o número da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais.
A LEI 8.846, de 21/01/1994 dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e o arbitramento da receita mínima para efeitos tributários, e dá outras providências. As penalidades por não emitir uma nota fiscal referente a uma transação realizada, podem ir de multas que variam de 10% a 100% sobre o valor de cada NFe, a prisão do responsável pela empresa, entre 6 meses e 2 anos, para quem não emitir nota fiscal. As sanções variam conforme a gravidade das omissões.
Hoje em dia não é possível registrar transações comerciais e comunicá-las ao fisco sem a utilização de sistemas de gestão que ofereçam o recurso da NFe / NFSe e de certificados digitais que vão atestar a veracidade a entidade emissora.
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